Konkreter Nutzen von Copilot und KI - hier kommen die Antworten auf all deine Fragen!

An dieser Stelle ein herzliches DANKESCHÖN an die Microsoft-Experten Stefanie Thommen, Solution Area Lead Modern Work und Primo Amrein, AI National Skills Director - für ihre wertvolle Zeit und die Mühe, im Nachgang noch alle Fragen geduldig zu beantworten. Stell dich bereits jetzt auf einen meeeeegalangen Artikel voller Praxis-Inputs ein!

Du hast unser Webinar verpasst? Hier haben wir die Aufzeichnung für dich:

Einige ausgewählte und häufig gestellte Fragen haben Stefanie und Primo bereits im Webinar beantwortet. Für die etwa 100 eingereichten Aufgaben und Fragestellungen reichte die Zeit jedoch nicht. Die Experten waren dennoch bereit, Antworten zu liefern. Here we go! Wir starten direkt mit den Fragen aus der Praxis mit Copilot und Co.

 

Wie kann man ein Teams-Meeting von Copilot zusammenfassen lassen? Muss es als Transkript vorhanden sein oder als Videoaufzeichnung?

Um ein Microsoft Teams-Meeting von Copilot zusammenfassen zu lassen, muss ein Transkript vorhanden sein. Eine Videoaufzeichnung allein reicht nicht aus.

Warum ist das Transkript erforderlich?

Copilot greift auf das automatisch erstellte Transkript des Meetings zu, um daraus eine strukturierte Zusammenfassung zu generieren – inklusive:

• besprochener Themen
• wichtiger Entscheidungen
• offener Punkte und Aufgaben

Was du tun musst:

1. Beim Planen des Meetings sicherstellen, dass die Transkription aktiviert ist.
2. Nach dem Meeting auf die Besprechungsdetails in Teams gehen.
3. Dort findest du das Transkript, das Copilot für die Zusammenfassung nutzt.

 

Wenn ich nacheinander mehrere Aufgaben stelle und dabei konkrete Output Eigenschaften vorgebe, kommt es manchmal vor, dass es vorherige Eigenschaften der Prompts miteinbindet obwohl ich es im aktuellen Prompt, nicht erwähnt hatte. Wie verhindere ich das?

Falls man neu beginnen möchte mit Copilot, einfach nicht direkt weiter prompten, sondern mit Klick auf das Copilot-Icon ein neues Fenster mit leerem Prompt-Eingabefenster aufmachen.

 

Generierte Bilder sehen immer aus wie aus einem Comic. Gibt es auch Möglichkeiten lebensechtere Bilder generieren zu können (Business Lizenz)?

 

Mit Microsoft 365 Copilot kann man jetzt deutlich bessere Bilder erstellen – direkt in Word, PowerPoint oder Outlook. Dank der Integration des neuen GPT-4o-Modells erzeugt Copilot realistische, kreative und detailreiche Bilder allein durch Texteingabe. Mann kann eigene Bilder als Ausgangspunkt verwenden, mehrere Varianten pro Prompt erhalten und die Bilder direkt weiterbearbeiten oder in deine Dokumente einfügen. Diese Funktionen werden ab Juli / August 2025 weltweit ausgerollt und machen visuelle Arbeit schneller, einfacher und kreativer – ganz ohne Designkenntnisse.

 

Annahme: Ich nutze Copilot m365 mit meiner Firmen Adresse. Unsere Dokumente (WORD; XLS, PPT) sind auf OneDrive. Kann ich nun «x-beliebige» Abfragen erstellen um Informationen welche in verschiedenen Dokumenten abgelegt sind zu finden. Z.B. in Vertrags Details mit Kunde 1234? 

Ja klar, das geht problemlos – einfach austesten!

 

Kann ich eine bestehende PP Folie mit 6 Aufzählungszeichen in einer Präsentation durch Copilot neu darstellen lassen, so dass es dann 6 Boxen sind mit einem Titel und passenden Bildern etc. Also so, dass mir der Slide ansprechender dargestellt wird.

Dies sollte sogar ohne Copilot, einfach mit Microsoft Designer in PowerPoint möglich sein.

 

Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung von Copilot auf macOS?

Copilot funktioniert auch auf macOS. Es wird allerdings macOS 14 oder neuer benötigt und wenige Funktionen können eingeschränkt verfügbar sein.

 

Ist Copilot ein Ersatz für die Suchmaschine? 

Copilot kann eine Alternative sein, grundsätzlich ist Copilot aber eher eine tolle Ergänzung. Copilot kann im Gegensatz zu einer klassischen Suchmaschine komplexe Inhalte zusammenfassen, Kontext behalten von früheren Fragen sowie die Recherche vereinfachen und nur das Relevante rausfiltern.

 

Wo findet sich dieser Stift mit Stern genau, der die Verbesserung des Prompts anzeigen soll?

Dieser Befindet sich im Prompt Kästchen, jedoch ist es möglich, dass das Feature erst im Zeitraum Juli / August für alle Anwender/innen zur Verfügung steht.

 

Personalisierung: Bei ChatGPT können bis 8000 Zeichen verwendet werden, um den Beschrieb zu definieren und damit eine Personalisierung zu erreichen. Bei Copilot?

Bei ChatGPT kann man bis zu 8000 Zeichen im Prompt verwenden, um Aufgaben stark zu personalisieren. Microsoft Copilot hingegen nutzt primär Kontext aus deinen Arbeitsdaten (z. B. Mails, Kalender, Dokumente) zur Personalisierung, nicht die Länge des Prompts – dafür aber mit tiefer Integration in Microsoft 365. Die maximale Dokumentenlänge, die Copilot verarbeiten kann, liegt aktuell bei etwa 80.000 Wörtern.

 

Für Projekte kann es durchaus vorkommen, dass ein längerer Chatverlauf zustande kommt. Meines Wissens ist das Token Limit aktuell bei 128'000. Wird diese in absehbarer Zeit erhöht?

Dazu gibt es Stand heute noch keine Ankündigungen.

 

Thema Text aus Bild: Erkennt KI auch handschriftliche Notizen?

Ja, Copilot kann handschriftliche Notizen erkennen – sofern sie gut lesbar sind.

 

Kann ich einen Agenten für Outlook erstellen, welcher Termineinladungen automatisch annimmt, wenn der Kalender zu dieser Zeit frei ist und wenn ja, wie geht das?

Dies ist heute auch ohne Agent möglich, rein nur mit Outlook-Einstellungen.

So richtet man die automatische Annahme ein:

1. Outlook öffnen.
2. Gehe zu Datei > Optionen.
3. Wähle im linken Menü Kalender.
4. Scrolle im rechten Bereich nach unten zum Abschnitt Automatisches Annehmen oder Ablehnen.
5. Klicke auf Automatisch Annehmen/Ablehnen.
6. Im Dialogfenster kannst du folgende Optionen aktivieren:
• Besprechungsanfragen und Antworten automatisch bearbeiten.
• Besprechungsanfragen automatisch annehmen.
• Besprechungsanfragen ablehnen, die mit bestehenden Terminen kollidieren .extendoffice

Wichtig: Outlook betrachtet nur als „belegt“ markierte Zeiten als nicht verfügbar. Wenn du z. B. Fokuszeit oder Pufferzeiten nicht als „beschäftigt“ markierst, könnten Einladungen trotzdem angenommen werden.

 

Können Agents mit unserem CRM verbunden werden, automatisiert für zum Beispiel Angebotserstellung mit E-Mail Versand + Erinnerungsfunktion, etc.

Ja, mit Microsoft-Technologien wie Dynamics 365, Power Platform und Copilot können Agents direkt mit dem CRM verbunden werden. Sie ermöglichen automatisierte Prozesse wie Angebotserstellung, E-Mail-Versand und Erinnerungen – alles integriert in Outlook, Teams oder direkt im CRM. 

 

Mir ist aufgefallen, dass Copilot in Excel nur funktioniert, wenn «AutoSpeichern» aktiviert ist. D.h. das entsprechende Dokument muss auf OneDrive gespeichert werden, das widerspricht oft den Unternehmensrichtlinien. Ist eine Nutzung ohne «AutoSpeichern» in Planung?

Das ist so, weil Copilot Zugriff auf die Datei in der Cloud benötigt, um Änderungen in Echtzeit zu aktualisieren und kontextbezogene Vorschläge zu machen. Es gibt bis jetzt keine Ankündigung, dass dies geändert werden soll.

 

Copilot in Excel ist auf Basisfunktionen beschränkt. Ist eine Erweiterung für Power Pivot, Power Query oder VBA geplant?

Copilot unterstützt aktuell vor allem Standardfunktionen wie Formelerstellung, Pivot-Tabellen und Datenanalysen. Erste Ansätze zur Integration mit Power Query sind bereits sichtbar – etwa beim Import und der Transformation von Daten. Für Power Pivot und VBA gibt es bislang keine direkte Integration. Copilot kann einfache VBA-Skripte vorschlagen, ersetzt aber kein vollständiges Entwicklungswerkzeug. Eine umfassende Unterstützung dieser erweiterten Funktionen ist bisher nicht angekündigt.

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Auch Fragen rund um Daten und Schutz standen bei den Webinar-Teilnehmer:innen hoch im Kurs. Deshalb widmen wir auch diesen einen eigenen Abschnitt:

 

Wie werden Daten von privaten Office365 verwendet? Wenn ich z.B. meinen Lebenslauf verwende, werden diese Daten zum Füttern der KI genommen?

Microsoft 365 Copilot verwendet Unternehmensdaten nicht für das Training des Modells. Microsoft hat klare vertragliche und technische Schutzmassnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass Daten aus Microsoft 365-Tenants ausschliesslich innerhalb des jeweiligen Unternehmens verbleiben.

 

Was wenn der Output einer KI auf eine urhebergeschützte Quelle hinweist?

Wir können hierzu nur für M365 Copilot antworten, und nicht für KI allgemein. Mit dem Copilot Copyright Commitment übernimmt Microsoft die rechtliche Verantwortung, wenn kommerzielle Kund:innen durch Copilot-generierte Inhalte in urheberrechtliche Konflikte geraten. Voraussetzung ist die Nutzung unserer kostenpflichtigen Copilot-Dienste und die Einhaltung der integrierten Schutzmechanismen. Das gibt unseren Kund:innen Sicherheit und Vertrauen in den produktiven Einsatz von KI.

 

Frage zur Idee, Teams-Nachrichten, Mails usw. nach den Ferien direkt zusammenzufassen: In meiner Firma ist Copilot für solche Zwecke gesperrt. Ist dieses «Problem» nicht weit verbreitet, eben aus Gründen des Datenschutzes?

Grundsätzlich ist dies nicht der Fall. Es scheint sich hier um firmeninterne Richtlinien zu handeln. Microsoft 365 Copilot verwendet Unternehmensdaten nicht für das Training des Modells. Microsoft hat klare vertragliche und technische Schutzmassnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass Daten aus Microsoft 365-Tenants ausschliesslich innerhalb des jeweiligen Unternehmens verbleiben.

 

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Toll was alles möglich ist, aber gleichzeitig bimmelt bei mir ein Phishing-Alert. Wo gehen sensible Daten durch wenn ich z.B. Kundendaten mit Copilot bearbeite?

Die Daten gehen beim Einsatz von Copilot für M365 per default nirgendwo hin, denn Daten aus Microsoft 365-Tenants bleiben ausschliesslich innerhalb des jeweiligen Unternehmens.

 

Hat Copilot auch versteckte Wasserzeichen in den Antworten?

Nein, dies ist nicht der Fall (bei Copilot).

 

Kann ich ein von einer Bibliothek lizenziertes elektronisches Dokument mit Copilot (Geschäftskonto ohne M365 Lizenz) bearbeiten/zusammenfassen lassen, ohne gegen Lizenzrecht zu verstossen?

Um M365 Copilot nutzen zu können, müssen sie den Service lizenzieren. Es gibt allerdings auch die gratis Version, Copilot Chat, welche Dokumentenzusammenfassung ermöglicht.

 

Gibt es eine Nachhaltigkeitsstrategie, welche Microsoft beim Training und im laufenden Betrieb von Copilot verfolgt?

Ja, absolut. Nachhaltigkeit ist ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmensstrategie – und das gilt auch für den Betrieb und das Training von KI-Systemen wie Copilot. Wir verfolgen dabei einen ganzheitlichen Ansatz.

Zum einen investieren wir massiv in den Ausbau nachhaltiger Rechenzentren. Unsere neuesten Anlagen setzen auf wasserfreie Kühlung und klimafreundliche Baumaterialien. Bereits 2024 konnten wir eine Wiederverwendungs- und Recyclingquote von über 90 % bei Serverkomponenten erreichen – ein Jahr früher als geplant.

Zum anderen optimieren wir kontinuierlich die Energieeffizienz unserer KI-Modelle. Unser Ziel ist es, bis 2030 CO₂-negativ zu sein. Das heisst, wir entfernen mehr Emissionen aus der Atmosphäre, als wir verursachen. Dafür setzen wir auf erneuerbare Energien, smarte Softwarearchitekturen und energieeffiziente Hardware.

 

Ich sehe bei mir den grünen Haken oben rechts nicht, bin aber mit meiner Geschäftsmail angemeldet. Gehen nun meine Daten ins LLM?

 

Bitte mit einem Microsoft Entra ID Konto (ein cloudbasierter Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst, mit dem Mitarbeiter auf externe Ressourcen zugreifen können) anmelden, was bei den meisten Firmen möglich ist. Es stellt sich nun die Frage, welchen Identity Provider die Firma nutzt. Diese Frage sollte am besten an die interne IT weitergeleitet werden.

 

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Zum Schluss findest du hier noch Antworten auf Fragen rund um das Thema «Lizenzen»

 

Wie kann ich privat Copilot M365 nutzen? Welche Möglichkeiten habe ich damit?

Für diesen Fall gibt es den Copilot für Privatanwender:innen, welcher über Microsoft 365 Family oder Personal zur Verfügung steht.

 

Ich habe eine M365 Copilot Lizenz. Gibt es eine Möglichkeit Copilot im Outlook classic zu verwenden, oder MUSS man hierfür die Neue Outlook App verwenden?

Es gibt auch Copilot-Funktionen im classic Outlook. Nicht ganz alle, aber doch einige wie beispielsweise die Email-Zusammenfassung.

 

Ich finde in meinem Outlook und Teams kein Copilot Symbol und habe hier den Verdacht, dass unsere IT Copilot (noch) nicht aktiviert hat. Kann es sein, dass ich keine Agents sehe, weil unsere IT diese nicht aktiviert hat?

Das ist sehr gut möglich. Die Unternehmen folgen ihrer eigenen KI-Strategie und es macht sicher Sinn, die IT für weitere Informationen zu kontaktieren.

 

Sind die vorgestellten M365 Funktionen auch in der «Microsoft 365 Single»-Lizenz beinhaltet?

Teilweise sind gleiche oder ähnliche Funktionen vorhanden. Die M365-Copilot-Lösung zielt aber konkret auf Business-Anwendungsfälle ab und bringt viele Vorteile mit sich, beispielsweise im Bereich Datenschutz, welche bei M365 Single nicht immer im Unternehmenskontext gegeben sind.

 

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